GLAM/Ressourcen/Lernanleitungen/Wie man eine erfolgreiche GLAM-Partnerschaft beginnt

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Die Zusammenarbeit zwischen GLAM-Ehrenamtlichen, GLAM-Institutionen und Wikimedia Deutschland ist immer verschieden, flexibel in der Gestaltung und gerade darum so spannend für alle Beteiligten. Trotzdem gibt es einige Empfehlungen, die aus der Erfahrung mit knapp 100 Kooperationen im GLAM-Bereich von Wikimedia Deutschland resultieren. Die folgende Checkliste gibt Tipps, worauf man achten und was man vermeiden sollte, wenn man auf dem Weg ist, eine Partnerschaft mit einer GLAM-Institution zu stiften.

Die Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung auf ein erstes Gespräch ist die beste Voraussetzung für die Anbahnung einer Partnerschaft. Es sollte versucht werden, zu folgende Fragen zur Institution im Vorfeld zu klären. Sie dienen als Indikator für die Sinnhaftigkeit der Kooperation aus der Wikimedia Perspektive. Wenn das nicht möglich sind, dann gehören sie auf die Agenda des Gesprächs. Müssen viele Fragen mit „nein“ beantwortet werden, dann braucht es wirklich gute Argumente, um just mit dieser Institution kooperieren zu wollen.

Inhalte

Die erste Frage, die sich vor einer möglichen Partnerschaft stellt, lautet: Hat die Institution Inhalte, die für ein Wikimedia-Projekt interessant sein könnten? Inhalte können sowohl museale Artefakte, wissenschaftliche Datensammlungen, Katalogeinträge oder Materialien wie Filme, Fotos, Graphiken oder Scans von Objekten sein.
Die zweite Frage zu den Inhalten: Liegen die Inhalte bereits digital vor, und wenn ja, in welchem Umfang? Kann diese Frage nicht durch Recherche im Vorfeld beantwortet werden, sollte sie im Erstgespräch gestellt werden.
Die dritte Frage gilt der urheberrechtlichen Situation der digitalisierten Inhalte. Im Vorfeld kann man zum Beispiel auf der Website der Institution schauen, ob und wenn ja welche Angaben zur Nachnutzung ihrer Daten vorhanden sind. In der Regel, selbst bei Einrichtungen wie dem Rijksmuseum, finden sich entsprechende Angaben, wenn überhaupt, an den Objekten, im Impressum oder in den AGB oder ähnlich versteckt. Aber wenn die Inhalte potentiell als gemeinfrei zu betrachten wären, oder es zu vermuten ist, dass die Einrichtung in der juristischen Position ist, lizenzrechtliche Entscheidungen zu treffen, dann lohnt es sich, hierüber ins Gespräch zu kommen.

Freiwillige

Auch wenn eine Institution keine für Wikimedia-Projekte spannenden Inhalte haben sollte, kann eine Zusammenarbeit interessant sein. Zum Beispiel könnte eine Bibliothek, die ausschließlich urheberrechtlich geschütztes Material hat, mit Wikimedia kooperieren wollen. Daher prüfe ich, ob die Institution andere Ressourcen hat, die für Freiwillige der Wikimedia-Projekte von Interesse sein könnten. Zum Beispiel Räume für Schreibwerkstätten („Edit-a-thons“), oder Zugang zu Referenzliteratur für spezielle Themen. Oder ob die Einrichtung ein Angebot für Freiwillige machen kann, mit dem wir uns bei den Freiwilligen für ihr Engagement bedanken können. Zum Beispiel kann eine exklusive Führung durch den Bühnenhimmel eines Theaters eine gute Gelegenheit sein, Freiwilligen zu zeigen, wie sehr ihr Engagement geschätzt wird.
In der Vorbereitung ist es wichtig, sich so früh wie möglich mit Freiwilligen der Wikimedia-Projekte darüber auszutauschen, ob sie selber Interesse an einer Kooperation mit der betreffenden Institution haben. Denn jede Kooperation wird früher oder später auch Arbeit von Freiwilligen beinhalten. Wenn es kein Interesse von Freiwilligen gibt, dann kann (und sollte) diese Kooperation keine hohe Priorität haben.
Ein ganz anderer Blick auf Freiwillige ist die Frage, ob die Einrichtung vielleicht selbst viele Freiwillige bindet und ob man diese in der Zusammenarbeit mit Freiwilligen der Wikimedia-Projekte für die Mitarbeit in selbigen gewinnen kann. Daher kann beispielsweise auch ein Gespräch mit einem Geschichtsverein durchaus spannend sein, auch wenn dort kaum Inhalte in der oben genannten Art zu erwarten sind.

Ist die Beantwortung der Fragen bzw. die Prüfung positiv ausgefallen, dann ist klar, worin das WMDE-Interesse an der Kooperation besteht.

Gesprächspartner

Je weiter oben in der Hierarchie der Gesprächspartner angesiedelt ist, desto besser. Der Termin sollte mindestens eine Stunde dauern können. Von Vorteil ist, wenn der Gesprächspartner bereits ein Vorverständnis für die Wikimedia-Projekte und die Arbeit mit Freiwilligen hat. Im Vorfeld kann man schon Material wie die GLAM-Broschüre schicken, damit sich der Gesprächspartner ein Bild von den Möglichkeiten der Zusammenarbeit machen kann. Bei der Terminvereinbarung kann man dann auf die dort genannten Vorteile und Formate schon Bezug nehmen und vereinbaren im Gespräch, diese Aspekte zu vertiefen.

Das Gespräch

Ziele

Eine Kooperation bedeutet, das man etwas gemeinsam macht. Jeder weiß, dass die Motivation zu arbeiten steigt, wenn man für sich klar den eigenen Nutzen der Arbeit vor Augen hat. Daher braucht es gute Argumente, warum die Zusammenarbeit mit Wikimedia aus der Sicht einer GLAM-Institution erstrebenswert ist. Gleichzeitig sollte man im Vorfeld die obigen Punkte geprüft und ein klares Ziel vor Augen haben. Das Ziel ist eine „win-win-Situation“.

Struktur

Meistens folgt das Gespräch einer inneren Gliederung.

Small talk
Vorstellungsrunde
Argumente für die Zusammenarbeit
eigene Interessen darstellen
Möglichkeiten der Zusammenarbeit aufzeigen
Hürden prüfen
Vereinbarung / nächste Schritte

Argumente

Sichtbarkeit: Durch die Zusammenarbeit mit Wikimedia kann sich die Sichtbarkeit der Institution über ihre Inhalte oder Beiträge durch ihre Einbindung in die Wikimedia-Projekte im Netz erhöhen. Das bedeutet für die Institution mehr Aufmerksamkeit, mehr Besucher online und offline, mehr Beitragende, mehr Förderer und letztlich mehr Relevanz, auch im Hinblick auf Drittmittel. Eine Garantie für diese Entwicklungen gibt es nicht, aber deutliche verbesserte Chancen.

Auffindbarkeit: Durch die Zusammenarbeit mit Wikimedia können die Inhalte, die Metadaten etc. der Institution besser gefunden werden, da sie in größere, allgemeinere Kontexte gestellt werden.

Andere tun es auch: Ein sehr schlagkräftiges Argument, wenn man ähnliche oder namhafte Institutionen nennen kann, die bereits mit Wikimedia kooperieren.

Wikimedia verstehen: Das Phänomen “Wikimedia” ist keine Erscheinung, die man ignorieren könnte. Man muss es verstehen und am besten aktiv mitgestalten, genau so selbstverständlich wie man auch eine Website hat und auf Social-Media-Kanälen aktiv ist.

Neue Perspektiven: Durch frei nachnutzbare Inhalte können auch neue Produkte und Fragestellungen entstehen, die helfen, neue Zielgruppen für die Einrichtung zu erschließen.

Gesellschaftliche Verantwortung / Bildungsauftrag: Das Recht der Gesellschaft auf freie Inhalte, die aus Steuermitteln finanziert werden.

Möglichkeiten der Zusammenarbeit

Was können wir zusammen tun? Bei dieser Frage sollte so konkret wie möglich skizziert werden, wie eine gemeinsame Kooperation aussehen kann. Gleichzeitig sollte aber auch deutlich gemacht werden, dass die Zusammenarbeit ganz individuell ausgestaltet werden kann. Im Gespräch sollte auf bereits erprobte Kooperationsformate Bezug genommen werden, um die Zusammenarbeit zu veranschaulichen. Dabei kann man sehr gut alle oben genannten Argumente einflechten. Formate, die Wikimedia Deutschland anbietet:

KulTour
Wikiversum-Weltcafé
QRpedia-Codes anbringen
GLAM on Tour
Coding da Vinci
Wikipedian in Residence
...

Auswahl

Wie entscheidet man, welches Format am besten geeignet ist?

Für einen ersten Überblick über die Situation haben wir den GLAM-Fragebogen in der GLAM-Broschüre, den man im Gespräch abarbeiten kann.
Eine Institution, die noch keine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Wikimedia hat, sollte mit Formaten wie KulTour oder GLAM on Tour anfangen. Hierbei können sich Freiwillige und Mitarbeitende der Institution über eine gemeinsames thematisches Interesse kennenlernen und gemeinsam an Inhalten arbeiten.
Das Wikiversum Weltcafé ist ein sehr gutes Einsteigerformat, um Mitarbeiter oder Freiwillige einer GLAM-Institution über die Wikimedia-Projekte zu informieren und zu motivieren, sich selbst zu engagieren. Das Format eignet sich nur, wenn die Institution selbst mindestens 20 Teilnehmer für eine Weltcafé aufstellen kann.
Für ein QR-Pedia-Projekt braucht man viele Freiwillige, die bereits sind, fehlende Artikel in verschiedenen Sprachen zu schreiben. Die Einrichtung muss bereit sein, die QRpedia-Codes anzubringen und die Wikimedia Foundation muss bereit sein, die Verwendung des Wikipedia-Logos zu gestatten.
Coding da Vinci setzt voraus, dass die Einrichtung schon größere Datensätze digitalisiert hat und diese unter Freie Lizenz zu stellen bereit ist.
©© Change your mind richtet sich als spielerischer Workshop an Mitarbeiter von GLAM-Institutionen, um diesen die Kennzeichnung von Inhalten mit einer Freien Lizenz zu erleichtern.
Einen Wikipedian in Residence zu entsenden kann nur wirksam werden, wenn in der Einrichtung die Weichen für Freie Lizenzen, Digitalisierung nicht nur bereits gestellt wurden, sondern man schon auf diesem Track unterwegs ist. Dann kann der/die Wikipedian in Residence seine/ihre Kollegen schulen und helfen, die Verbindungen zum Wikiversum enger zu knüpfen.

Nächste Schritte festlegen

Am Ende des Gesprächs sollten beide Seiten eine sehr klare Vorstellung von den nächsten Schritten und den gemeinsam geplanten Aktivitäten haben. Am besten schreibt man nach dem Gespräch eine Mail, in der man sich für das Gespräch bedankt und die getroffenen Vereinbarungen nochmals schriftlich festhält. Wann macht wer genau was und wer macht mit? Welche nächsten Schritte müssen wann erfolgen?

Sinnvoll kann es auch sein, gerade aus Vereinssicht, eine Kooperationsvereinbarung zu treffen, bei der die Verpflichtungen und Arbeitspakete aller Akteure schriftlich festgehalten und von beiden Seiten abgezeichnet werden werden. Viele Institutionen sind eine Arbeitsweise in diesen klaren Schritten gewohnt und schätzen diese. Verbindlichkeit ist die wesentliche Grundlage einer Kooperation. Sie schafft Vertrauen. Daher nichts versprechen, was man nicht halten kann.

Klippen und Hürden

Natürlich gibt es immer auch Dinge, die eine Zusammenarbeit schwierig machen. Daher hier kurz zur Erinnerung:

Das Thema der Verwendung Freier Lizenzen ist oft der Knackpunkt der Entscheidung für eine Zusammenarbeit. Wenn die Einrichtung zum Beispiel bei einer Fotoexkursion im Rahmen einer KulTour, nicht bereit ist, die kommerzielle Nachnutzung der Bilder zu gestatten, dann darf sie das. Aber dann brauchen Wikimedia-Freiwillige dort nicht fotografieren.
Wenn Freiwillige sich engagieren sollen, aber die Einrichtung einen Zusammenarbeit nur werktags zu normalen Arbeitszeiten ermöglichen kann, dann macht das die Zusammenarbeit schwierig.
Wenn eine Einrichtung glaubt, sie habe das Recht, die Veröffentlichung von Wikipedia-Artikeln, die im Rahmen der Zusammenarbeit entstehen, oder andere Leistungen der Freiwilligen zu redigieren oder gar zu unterbinden, dann unterliegt sie einem konzeptionellen Irrtum. Die Freiwilligen sind in der Gestaltung ihrer Arbeit frei. Dies sollte im Vorfeld deutlich vermittelt werden.
Niemand kann der Einrichtung garantieren, dass Formate, in denen die Mitarbeit von Freiwilligen der Wikimedia-Projekte vorgesehen ist, auch wirklich wie geplant zu Stande kommen. Die Aktivitäten sind ein offenes und auf Freiwilligkeit beruhendes Angebot. Das kann auch frustrieren. Es ist deshalb wichtig, im Vorfeld auf die Möglichkeit des Scheiterens hinzuweisen, um Enttäuschungen möglichst gering zu halten.
Schließlich bleibt zu bedenken, dass es für viele Institutionen noch ungewohnt ist mit Freiwilligen zu kooperieren. Vielleicht ziehen sie eine Institution als formellen Partner vor. In diesem Fall kann Deine lokale Wikimedia-Organisation eventuell als Vermittlerin einspringen.

Dies sind natürlich nur ein paar Hinweise, auf die man im Gespräch mit den Institutionen achten kann bzw. sollte. Ganz wichtig sind Verbindlichkeit, Geduld und Beharrlichkeit als Grundlage einer Zusammenarbeit. Manchmal ist die Institution interessiert, aber der Zeitpunkt passt nicht. Dann kann ein Nachhaken zu einem späteren Zeitpunkt zum gewünschten Projekt führen. Meist überzeugt das ehrliche Interesse an der Institution und ihren Schätzen im Gespräch davon, einer Zusammenarbeit zuzustimmen. Alles weitere ist letztlich Verhandlungsgeschick und eine gute Portion Glück, zum richtigen Zeitpunkt am rechten Ort zu sein.