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1. Das Thema der Verwendung Freier Lizenzen ist oft der Knackpunkt der Entscheidung für eine Zusammenarbeit. Wenn die Einrichtung zum Beispiel bei einer Fotoexkursion im Rahmen einer KulTour, nicht bereit ist, die kommerzielle Nachnutzung der Bilder zu gestatten, dann darf sie das. Aber dann brauchen Wikimedia-Freiwillige dort nicht fotografieren.
2. Wenn Freiwillige sich engagieren sollen, aber die Einrichtung einen Zusammenarbeit nur werktags zu normalen Arbeitszeiten ermöglichen kann, dann macht das die Zusammenarbeit schwierig.
3. Wenn eine Einrichtung glaubt, sie habe das Recht, die Veröffentlichung von Wikipedia-Artikeln, die im Rahmen der Zusammenarbeit entstehen, oder andere Leistungen der Freiwilligen zu redigieren oder gar zu unterbinden, dann unterliegt sie einem konzeptionellen Irrtum. Die Freiwilligen sind in der Gestaltung ihrer Arbeit frei. Dies sollte im Vorfeld deutlich vermittelt werden.
4. Niemand kann der Einrichtung garantieren, dass Formate, in denen die Mitarbeit von Freiwilligen der Wikimedia-Projekte vorgesehen ist, auch wirklich wie geplant zu Stande kommen. Die Aktivitäten sind ein offenes und auf Freiwilligkeit beruhendes Angebot. Das kann auch frustrieren. Es ist deshalb wichtig, im Vorfeld auf die Möglichkeit des Scheiterens hinzuweisen, um Enttäuschungen möglichst gering zu halten.
5. Schließlich bleibt zu bedenken, dass es für viele Institutionen noch ungewohnt ist mit Freiwilligen zu kooperieren. Vielleicht ziehen sie eine Institution als formellen Partner vor. In diesem Fall kann Deine lokale Wikimedia-Organisation eventuell als Vermittlerin einspringen.